Misión:
Dirigir, administrar y controlar la gestión administrativa, financiera, contable y presupuestal para lograr que los recursos de corto, mediano y largo plazo, permitan a la Secretaría, alcanzar los objetivos de continuidad y crecimiento de acuerdo con los planes aprobados. Manejar de manera eficiente la planta de personal docente y administrativa de las instituciones y centros educativos adscritos a la Secretaría ele Educación Municipal.
Funciones:
1. Verificar y aprobar que esté bien definida la estructura del plan indicativo y haya consistencia con el plan de desarrollo educativo.
2. Analizar la Información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan.
3. Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.
4. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.
5. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su ejecución.
6. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica.
7. Verificar y coordinar si se requiere aspectos, logísticos para realizar la asistencia técnica.
8. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica.
9. Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente.
10. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.
11. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría.
12. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse.
13. Medir los indicativos a evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.
14. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos.
15. Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades. el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto.
16. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito.
17. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.
18. Ejecución de las actividades del proyecto.
19. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.
20. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de Inicio.
21. Ejecución de las actividades del proyecto.
22. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.
23. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo.
24. Acompañamiento continúo a los Establecimientos Educativos para el cálculo la oferta educativa y la identificación de estrategias y recursos necesarios para garantizar la continuidad.
25. Consolidar la información de los Establecimientos Educativos y realizar la validación de la información de matrícula del año lectivo vigente reportada en los anexos de la Resolución 166 por los Establecimientos Educativos.
26. Recolectar, verificar la consistencia y analizar los reportes de proyección de cupos diligenciados y entregados por los Establecimientos Educativos.
27. Identificar los cupos disponibles en los Establecimientos Educativos de su zona.
28. Consolidar solicitudes de Traslado y enviar información sobre resultado de traslados o transferencias.
29. Recibir y enviar respuesta de la solicitud de cupo.
30. Asignar cupos manual o automáticamente según criterios previamente determinados.
31. Distribuir los formatos de pre matrícula a los Establecimientos Educativos que lo requieran.
32. Definir en coordinación con las unidades desconcentradas la digitación y cargue de la información resultante de las actividades del subproceso.
33. Orientar al padre de familia para la ubicación de cupo disponible en los Establecimientos Educativos de la Zona.
34. Recibir reportes de reserva de cupos de alumnos antiguos.
35. Realizar Auditoria externa a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en los Establecimientos Educativos y concertar Plan de Mejoramiento.
36. Brindar asistencia técnico-pedagógica a los EE para la implementación de los estándares de competencias básicas.
37. Garantizar el Directivo de las pruebas SABER participando en la ejecución de la logística de acuerdo con lo que se establezca con el lCFES.
38. Enviar y recibir la correspondencia interna y externa, conforme a lo dispuesto en el Proceso. Gestionar solicitudes y correspondencia.
39. Realizar jornadas de sensibilización para promover la cultura de la evaluación, como una herramienta de mejoramiento.
40. Hacer seguimiento a los planes de acción de los EE para mejorar el desempeño de sus Docentes y Directivos Docentes.
41. Recolectar la información de las autoevaluaciones diligenciadas por los EE a su cargo, y realizar un consolidado.
42. Llevar a cabo seguimiento al proceso de Auto-evaluación institucional.
43. Realizar la contratación del equipo para la verificación de la información reportada por el establecimiento educativo.
44. Liderar la asesoría, asistencia técnico-pedagógica, acompañamiento a los EE en la formulación o modificación del PEI acorde con su realidad.
45. Dar soporte en la formulación ó modificación del PEI y analizar la gestión de los EE una vez se ha implementado el PEI.
46. Enviar y recibir la correspondencia interna y externa, conforme a lo dispuesto en el proceso. Gestionar solicitudes y correspondencia.
47. Ejecutar la asesoría, asistencia técnico-pedagógica, y acompañamiento a los EE en la formulación del PMI acorde con su realidad.
48. Realizar y remitir resultados consolidados e informes de eficacia de la estrategia de acompañamiento utilizada por la SE.
49. Garantizar por medio de asesorías y acompañamiento, que el EE involucre estrategias pedagógicas transversales en su currículo, plan de estudios y en general en su PEI.
50. Asesorar y acompañar a los EE, en la articulación de los niveles.
51. Formular convenios que pueden requerir de un plan o programa especial.
52. Garantizar por medio de asesorías y acompañamiento, que los EE hagan buen uso de los medios educativos asignados.
53. Desarrollar convenios que permitan suplir las necesidades de los EE.
54. Enviar convocatorias de experiencias significativas a los EE.
55. Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.
56. Recibir, revisar, registrar y ciar solución o hacer seguimiento a las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites.
57. Archivar la información soporte remitida al área.
58. Realizar el tratamiento requerido (tratamiento al PNC, acciones correctivas o acciones preventivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la Secretaría en compañía de los profesionales universitarios de las áreas responsables.
59. Recibir la correspondencia, distribuir a las áreas de gestión, recibir las respuestas a la correspondencia generadas por las áreas de gestión, enviar las respuestas de la correspondencia a los usuarios usando el medio más apropiado, consolidar la información recopilada.
60. Analizar el informe de Reporte de Atención al Ciudadano y preparar reunión mensual de seguimiento con las dependencias de la Secretaria.
61. Para asuntos específicos del área administrativa y financiera, efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.
62. Revisar la documentación requerida para hacer la evaluación de los EE.
63. Radicar la documentación de los EE en la Secretaría de Educación.
64. En caso de ser encargados, ejecutar las visitas de evaluación.
65. Enviar comunicación a los EE y a las partes interesadas.
66. Reportar novedades encontradas en los EE corno resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.
67. Entregar información a los interesados en la legalización de EE.
68. Revisar la documentación requerida para otorgar licencias de funcionamiento o reconocimiento oficial.
69. Radicar la documentación de los EE, en la Secretaria de Educación.
70. En caso de ser encargados, ejecutar las visitas de verificación de requerimientos.
71. Cuando aplique, levantar el inventario y notificar el cierre del EE, el las partes interesadas para que procedan a recoger los bienes
72. Cuando aplique, tomar acciones pertinentes, relacionadas con la reubicación del personal.
73. Enviar comunicación a los EE y a las partes interesadas sobre el trámite de las novedades.
74. Recibir las novedades de los EE y los documentos que las soportan.
75. Revisar la documentación entregada por el interesado para el trámite de las diferentes novedades.
76. Recibir, planear y distribuir los requerimientos de información.
77. Elaborar acto administrativo fijando plazos para entrega de información y sanciones.
78. Recopilar la información solicitada. Recibir la información requerida a los EE, áreas de SE y entidades fuentes de información.
79. Validar los datos para verificar que la información recibida sea clara, completa, consistente, real, oportuna y segura.
80. Consolidar información, generar, analizar y enviar reportes para las diferentes entidades que han requerido información, dentro de los plazos establecidos para su entrega.
81. Divulgar el plan de comunicaciones.
82. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.
83. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.
84. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.
85. Presentar la planta de personal docente y administrativo al comité directivo de la SE, para su aprobación.
86. Aprobar los reportes de planta de personal docente y administrativo aprobada y lo desglosa por cada Establecimiento Educativo y nivel central de la SE.
87. Realizar los estudios técnicos para la definición de planta de personal docente y administrativo de la SE.
88. Aprobar los reportes de planta de personal docente y administrativo desglosarlos por Establecimiento Educativo y nivel central de la SE.
89. Realizar el control de planta de personal docente y administrativo.
90. Realizar la selección de personal para el cubrimiento de vacantes.
91. Revisar y aprobar con su visto bueno los reportes de planta de personal.
92. Generar los listados de personal disponible para traslados.
93. Entregar los actos administrativos de insubsistencia de nombramiento.
94. Dar trámite a las novedades administrativas de personal docente administrativo.
95. Determinar el cubrimiento de vacantes.
96. Ingresar las novedades de planta de personal al sistema de información de recursos humanos y nómina.
97. Generar los listados de personal para encargos.
98. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.
99. Realizar concurso docente.
100. Emitir lista de cargos a proveer, establecer términos de convocatoria a concurso, coordinar inscripciones a pruebas y a concurso, tramitar publicación de elegibles y admitidos a entrevista y responder reclamaciones.
101. Entregar la información sobre la planta de personal para generar el informe de cargos vacantes a ser provistos mediante concurso.
102. Emitir la lista de cargos a proveer, para la realización del concurso docente.
103. Proveer de la información necesaria de cargos vacantes de la planta administrativa para dar inicio a los concursos administrativos.
104. Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos para la inscripción, suscribir listados de aspirantes inscritos, publicación y resultados de las pruebas, listado de aspirantes a entrevista, publicación de resultados de entrevistas, publicación de la calificación de antecedentes, publicación de listado de elegibles.
105. Proveer de la información necesaria de cargos vacantes de la planta administrativa para dar inicio a los concursos administrativos.
106. Realizar los trámites correspondientes a la selección de personal.
107. Generar el listado de vacantes a cubrir.
108. Llevar a cabo los nombramientos del personal seleccionado.
109. Llevar a cabo las novedades de personal para los encargos y traslados de personal.
110. Generar las listas de elegibles de personal por concursos docentes y administrativos, además de las listas de elegibles de selección de personal.
111. Desarrollar todo el proceso de nombramiento de personal.
112. Realizar la inducción del personal a la entidad y su nuevo cargo.
113. Generar el reporte de evaluación del desempeño del personal en periodo de prueba.
114. Llevar a cabo los trámites de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente o carrera administrativa.
115. Ingresar las novedades de nombramiento, en el sistema de información de recursos humanos y nómina.
116. Entregar los listados de personal nombrado.
117. Realizar la Inducción de personal.
118. Elaborar certificados de inducción y oficios de no asistencia
119. Realizar el nombramiento definitivo de personal que supera la evaluación del desempeño del periodo de prueba.
120. Actualizar lineamientos de evaluación de desempeño emitidas por las entidades que la regulan. Generar y distribuir listados, formatos de evaluación e instructivo, programar las evaluaciones, consolidar la información, verificar novedades ele los funcionarios, elaborar informes y reportes, y difundir los resultados de la evaluación de desempeño.
121. Recibir el reporte de evaluación del desempeño para iniciar los trámites para inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa.
122. Ingresar las novedades de evaluación del desempeño de los funcionarios administrativos que gozan de prima técnica.
123. Generar y distribuir listados e informes, formatos de necesidades de capacitación e instructivos, actualizar base de datos, formular el plan de formación y capacitación, programar las actividades, consolidar la información, efectuar el diagnostico, gestionar requerimientos del plan, citar a eventos, administrar los registros de asistencia y participación, generar estadísticas de capacitación y bienestar.
124. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.
125. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de capacitación.
126. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivos docentes y administrativos.
127. Sustanciar solicitud.
128. Proyectar acto administrativo de aprobación o no de la solicitud.
129. Elaborar solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.
130. Ingresar los actos administrativos de inscripción; actualización y ascenso en el escalafón docente en la hoja de vida.
131. Ingresar los actos administrativos de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente.
132. Entregar los actos administrativos de nombramiento de personal y la evaluación de desempeño.
133. Evaluar y remitir la información del funcionario para la inscripción, actualización y ascenso en la carrera administrativa.
134. Ingresar el registro de la inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa en el sistema de información de recursos humanos y nómina.
135. Atender las reclamaciones por los servicios médico asistenciales a los docentes.
136. Recibir y dar trámite a las solicitudes de las prestaciones sociales y dar una segunda firma a la resolución de reconocimiento.
137. Generar los certificados de historia laboral y salarial para el trámite de prestaciones sociales.
138. Recibir, clasificar, revisar e ingresar las novedades al sistema de información de recursos humanos y nómina. Remitir los actos administrativos al proceso H07. Administración de hojas de vida.
139. Tramitar las novedades de nómina del personal administrativo, docente y directivo docente.
140. Liquidar oportuna y correctamente la nómina del personal administrativo, docente y directivo docente y generar los reportes asociados.
141. Remitir los actos administrativos correspondientes a novedades de nómina para su respectivo archivo en la hoja de vida del personal.
142. Pre liquidar y corregir inconsistencias y errores presentes en la nómina, liquidar la nómina.
143. Imprimir y aprobar los reportes de nómina.
144. Gestionar el archivo de las hojas de vida del personal docente, directivo docente y administrativo.
145. Generar las certificaciones solicitadas por el personal administrativo, docente y directivo docente.
146. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.
147. Elaboración, presentación del plan de compras y seguimiento a su ejecución.
148. Recibir y revisar requisiciones de compra con los respectivos análisis de conveniencia y oportunidad, asignar el interventor y realizar solicitud de CDP.
149. Revisar documentación del contrato, participar en la elaboración de términos de referencia ó pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y elaboración y/o ajustes del contrato. Realizar invitaciones y audiencias públicas, recepción de propuestas y proyectar resolución de adjudicación.
150. Publicar los términos de referencia, pliegos de condiciones, invitación pública, aclaración de observaciones, oficio de audiencia de sorteo y resolución de adjudicación.
151. Elaborar términos de referencia para contratación directa, licitación ó concurso y convenios.
152. Elaborar y ajustar de acuerdo a observaciones, el contrato, convenio u orden de compra y enviarlo al Despacho ó ET según sea al caso.
153. Comunicar adjudicación del contrato, suscribir el contrato con el Proveedor, solicitar RP y distribuir la información del contrato.
154. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades o se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.
155. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación de los documentos generados durante la interventoría.
156. Seleccionar proveedores a evaluar e informar al interventor para la aplicación de dicha evaluación. Retroalimentar al proveedor sobre los resultados y consolidar información de las evaluaciones.
157. Realizar evaluación de los proveedores.
158. Verificar información de compra, recibir bienes de acuerdo a especificaciones, tramitar devoluciones y actualizar el sistema con las entradas y salidas de almacén.
159. Enviar requisiciones de compra que se encuentran en inventario para su entrega; verificar y aprobar las remisiones o facturas, descargarlas del plan compras y elaborar solicitud de compromiso de pago.
160. Reportar al ET la creación, altas, bajas o traslado de activos fijos de la SE.
161. Realizar conteo físico de los activos de la SE y reportar las novedades al ET.
162. Recibir facturación y solicitar CDP, cuando la SE es ordenadora del gasto. Analizar los consumos de servicios públicos y solicitar justificaciones por aumentos, cuando se justifique. Elaborar y aplicar planes de acción cuando se requieran.
163. Suministrar información al ET y a las áreas de la SE que lo requieran, para la planeación del mantenimiento de infraestructura en los EE.
164. Priorizar necesidades de mantenimiento de infraestructura de los EE elaborar requisiciones para la ejecución de éstos y hacer seguimiento.
165. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.
166. Aprobar solicitudes de servicios generales o informar al solicitante el resultado de éstas cuando la SE no cuente con el recurso disponible. Realizar seguimiento al correcto uso de éstos y generar acciones correctivas cuando se requiera.
167. Solicitar información de partida presupuestal y elaborar el proyecto de presupuesto.
168. Realizar publicación del decreto de liquidación del presupuesto, utilizando los medios disponibles en la SE.
169. Registrar el presupuesto en el sistema. Recibir y verificar solicitudes de CDP, RP y compromisos de pago para generarlos y registrarlos.
170. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.
171. Elaborar matriz de gastos e ingresos, analizar presupuesto aprobado contra el ejecutado, presentar informe de gestión presupuestal, constituir reservas presupuestales y de caja y realizar cierre de la vigencia.
172. Enviar informe de seguimiento presupuestal al despacho y verificar respuesta a solicitud de modificaciones.
173. Programar la ejecución de la inversión del PAC asignado a la SE por medio de proyectos y realizar seguimiento, informando los respectivos cambios.
174. Suministrar al ET la información requerida para la elaboración del PAC flujo de caja.
175. Evaluar y aprobar el anteproyecto del PAC.
176. Analizar flujo de caja proyectado, aprobarlo y enviarlo al ET.
177. Suministrar al ET, la documentación relacionada con los compromisos de pago.
178. Participar en la verificación de saldos de cuentas bancarias, análisis de cotizaciones del mercado, emisión de conceptos sobre cotizaciones recibidas y constitución de inversiones con entidades financieras.
179. Verificar portafolio de inversiones de la SE, analizar rentabilidad y conveniencia, generar oficios solicitando transferencia ó cheque para realizar inversión y aprobar venta o redención anticipada.
180. Suministrar soportes para parametrización y registros contables y generar archivo plano para ser registrado en el.ET y suministrar información de estos para los ajustes que se requieran.
181. Suministrar la información correspondiente de conciliaciones al ET.
182. Revisar y analizar estados financieros, reportes e indicadores (financieros del proceso).
183. Realizar asesorías a las lE sobre la presentación de información financiera, económica y social, realizar seguimiento a su entrega y revisar, consolidar y enviar al ET esta información.
184. Realizar el soporte requerido y solucionar de forma eficiente cada una de las solicitadas realizadas por las áreas de la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos.
185. Garantizar la ejecución y resultados del mantenimiento preventivo de la Plataforma tecnológica informática.
186. Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.
187. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.
188. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera corno en segunda instancia.
189. Ejecutar el acto administrativo.
190. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.
191. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.
192. Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.
193. Recibir solicitudes y enviar respuestas a solicitudes o comunicación, informando motivos de retraso cuando se presentan.
194. Solicitar revisión de actos administrativos, ajustarlos si se requiere y archivar copia de actos administrativos.
195. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.
196. Notificar acto administrativo cuando se requiera.
197. Recibir y enviar información relativa a conceptos u orientaciones de tipo jurídico.