SECRETARIA DE EDUCACIÓN

MISIÓN:

Garantizar la formación integral de la primera infancia, la niñez, la juventud y los adultos con el desarrollo de competencia y actitudes que les permitan participar y aportar al desarrollo social, cultural y productivo del Municipio de Jamundí, teniendo en cuenta los principios de equidad con disponibilidad, acceso y permanencia en los procesos de formación; la igualdad con el respeto a características de género, etnia y condición social y la inclusión creando espacios para las personas con necesidades educativas especiales. Todos los procesos deben ser desarrollados con altos estándares de calidad.​

FUNCIONES:

1. Dirigir, planificar y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media, en condiciones de equidad, eficiencia y calidad, en los términos definidos por la Ley 715 del 2001.

2. Administrar y distribuir entre los establecimientos educativos de su jurisdicción los recursos financieros provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a la prestación de los servicios educativos a cargo del Estado, atendiendo los criterios establecidos en la Ley 715 del 2001 y en sus reglamentos.

3. Administrar, ejerciendo las facultades señaladas en el artículo 153 de la Ley 115 de 1994, las instituciones y centros educativos, el personal docente y administrativo de los planteles educativos, sujetándose a la planta de cargos adoptada de conformidad con la Ley. Para ello, realizará concursos, efectuará los nombramientos del personal requerido, administrará los ascensos, sin superar en ningún caso el monto de los recursos de la participación para educación del Sistema General de Participaciones asignado a la respectiva entidad territorial y trasladará docentes entre instituciones y centros educativos, sin más requisito legal que la expedición de los respectivos actos administrativos debidamente motivados.

4. Distribuir entre las instituciones y centros educativos los docentes y la planta de cargos, de acuerdo con las necesidades del servicio entendida como población atendida y por atender en condiciones de eficiencia, siguiendo la regulación nacional sobre la materia.

5. Participar con recursos propios en la financiación de los servicios educativos a cargo del Estado y en la cofinanciación de programas y proyectos educativos y en las inversiones de infraestructura, calidad y dotación. Los costos amparados con estos recursos no podrán generar gastos permanentes a cargo del Sistema General de Participaciones.

6. Mantener la actual cobertura y propender a su ampliación.

7. Evaluar el desempeño de rectores y directores, y de los directivos docentes.

8. Ejercer la inspección, vigilancia y supervisión de la educación en su jurisdicción, en ejercicio de la delegación que para tal fin realiza el Presidente de la República.

9. Prestar asistencia técnica y administrativa a los establecimientos educativos cuando a ello haya lugar.

10. Administrar el Sistema de Información Educativa Municipal y suministrar la información al departamento y a la Nación con la calidad y en la oportunidad que señale el reglamento de la Ley 715 de 2001.

11. Promover la aplicación y ejecución de los planes de mejoramiento de la calidad en sus instituciones.

12. Organizar la prestación del servicio educativo en su en su jurisdicción.

13. Vigilar la aplicación de la regulación nacional sobre las tarifas de matrículas, pensiones, derechos académicos y cobros periódicos en las instituciones educativas.

14. Cofinanciar la evaluación de logros de acuerdo con lo establecido en el artículo 5º de la Ley 715 del 2001.

15. Atender la inscripción y los ascensos en el escalafón, en el municipio conforme la repartición organizacional encargada de esta función de conformidad con el reglamento que expida el Gobierno Nacional.

16. Atender los requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos que tengan que ver con la dependencia.

17. Dar trámite a la correspondencia y a las comunicaciones que el público en general dirija a la dependencia, referente a peticiones de documentos, servicios, quejas o reclamos.

18. Atender oportunamente los derechos de petición que le haga la comunidad o los requerimientos judiciales si los hubiese.

19. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento eficiente y eficaz del objetivo de la dependencia, o que sean asignadas en complemento, desarrollo o modificación de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos, o asignadas por autoridad competente.

Área De Calidad Educativa

Misión:

El área de gestión de la calidad del sistema educativo en el Municipio de Jamundí será la responsable de garantizar el cumplimiento de las metas de eficiencia a través de estrategias pertinentes, viables y coherentes con las necesidades particulares de la población y los planes de desarrollo local, regional y nacional realizando acciones para el mejoramiento de los resultados de las Pruebas de Estado Saber, los ambientes escolares, las coberturas con modelos flexibles, la formación de los educadores y directivos, convocando la participación intersectorial.
Funciones:

1. Verificar y aprobar que esté bien definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo, educativo.

2. Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaria y verificar los componentes del plan.

3. Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.

4. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.

5. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su ejecución.

6. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; verificar y tramitar si se requiere viáticos para realizar la asistencia técnica.

7. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica.

8. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica.

9. Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente.

10. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.

11. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría.

12. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado; en caso de requerirse.

13. Medir los indicadores, evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

14. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos.

15. Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto.

16. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito.

17. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

18. Ejecución de las actividades del proyecto.

19. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

20. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

21. Ejecución de las actividades del proyecto.

22. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

23. Analizar y difundir los lineamientos y metodología para la incorporación de estándares para las competencias básicas.

24. Recibir organizar y remitir los cuadernillos de las pruebas SABER, reportando al MEN los deterioros.

25. Recibir los resultados de las pruebas SABER y de Estado por parte del ICFES.

26. Verificar la Estrategia para la aplicación de las pruebas SABER.

27. Generar y ejecutar la estrategia planteada para realizar el ejercicio de evaluación de desempeño de Docentes y Directivos Docentes, a partir de los lineamientos y metodología del MEN.

28. Presentar al MEN los resultados consolidados del ejercicio de evaluación de Docentes y Directivos Docentes.

29. Verificar si el plan de evaluación de docentes y directivos docentes cumple con los requisitos.

30. Preparar los instrumentos para alistamiento de la evaluación de docentes y directivos docentes.

31. Revisar los criterios y elaborar o ajustar los instrumentos necesarios para la recolección de la información.

32. Prestar asistencia técnica a los Rectores para el proceso de la Auto - evaluación institucional en instituciones no oficiales y oficiales, con el fin de estandarizar y facilitar el uso del instrumento definido por la SE.

33. Realizar jornadas de sensibilización sobre la importancia de la auto-evaluación como herramienta de mejoramiento y cambio cultural en la comunidad educativa.

34. Garantizar el análisis, promoción y socialización de los resultados de las evaluaciones, permitiendo facilitar la focalización de las acciones de apoyo a los EE con desempeño bajo. Así mismo identificar los que obtienen buenos resultados para que sirvan de referencia en el mejoramiento de otros.

35. Verificar el cumplimiento de la estrategia de acompañamiento a EE con el Plan de Calidad Educativa.

36. Recopilar las autoevaluaciones correspondientes a los EE oficiales y la separa de los resultados de los EE privados.

37. Apoyarse en un grupo de expertos o ente externo con las competencias necesarias para garantizar el resultado del proceso de autoevaluación institucional.

38. Realizar los cálculos para la ubicación en el régimen que le corresponda a cada EE privada y la determinación de las tarifas de conformidad con la reglamentación que expide el Ministerio de Educación.

39. Elaborar informe consolidado a nivel Municipal de los resultados de la autoevaluación institucional.

40. Verificar el cumplimiento de la estrategia de acompañamiento para la autoevaluación institucional.

41. Analizar resultados de las pruebas saber, de autoevaluación e identificar fortalezas y debilidades institucionales.

42. Verificar conformidad del plan de calidad educativa con los requisitos.

43. Formular proyectos de calidad educativa.

44. Realizar seguimiento bimestral a acciones planeadas y evolución de indicadores.

45. Recibir la solicitud del EE para que la SE haga una asesoría en la elaboración del PEI y asignar un equipo de acompañamiento.

46. Revisar y aprobar los planes de acción derivados de los análisis de resultados de la revisión del PEI y la evaluación institucional.

47. Analizar la gestión de los EE, una vez sea ejecutada la implementación del PEI.

48. Verificar la alineación del plan de acompañamiento y las actividades planificadas.

49. Identificar la población objeto de acompañamiento para apoyar la formulación de los Planes de Mejoramiento Institucional PMI.

50. Diseñar la estrategia de acompañamiento, tanto para los EE que obtienen bajo desempeño en los PMI y como para los que presentan un excelente desempeño.

51. Identificar las principales debilidades de los EE en la formulación y/o gestión del PMI; esto para plantear alternativas de solución ó estrategias para subsanar dichas carencias.

52. Verificar la conformidad del plan de acompañamiento.

53. Identificar de acuerdo con las evaluaciones, las necesidades de formación y capacitación. A partir de allí, definir estrategias y metodologías.

54. Hacer seguimiento al proceso; liderar y ejecutar planes.

55. Definir metas, objetivos y lineamientos de formación y capacitación.

56. Participar en el Comité Municipal de Formación y Capacitación Docente.

57. Facilitar recursos económicos, logísticos y procedimentales.

58. Promover programa de Formación y Capacitación entre los docentes.

59. Recibir y evaluar informes finales de programas de investigación.

60. Coordinar las asesorías en la articulación de lo niveles educativos, fomentar los convenios con entidades externas, hacer seguimiento a los convenios y las actividades planificadas.

61. Identificar las principales debilidades de los EE en la articulación de los niveles educativos, y plantear alternativas de solución ó estrategias para
subsanar dichas carencias.

62. Identificar programas y proyectos necesarios para la articulación de los niveles educativos.

63. Verificar que los EE han cumplido con la articulación de los niveles educativos.

64. Identificar las necesidades de medios educativos de los EE y generar estrategia para la provisión y manejo de los mismos.

65. Analizar la gestión de los EE en el manejo de los medios asignados.

66. Identificar las principales debilidades de los EE en el manejo adecuado de los medios educativos, y plantear alternativas de solución ó estrategias para
subsanar dichas carencias.

67. Garantizar la difusión de las experiencias educativas con el fin de servir como base para el mejoramiento de los demás EE.

68. Preparación logística de los foros municipales y departamentales.

69. Analizar la gestión de los EE una vez se han incorporado las estrategias pedagógicas de ejes transversales.

70. Verificar la alineación del Plan de experiencias significativas.

71. Analizar propuestas de proyectos.

72. Atender y dar respuesta a los requerimientos dé solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

73. Realizar el tratamiento requerido al PNC (acciones correctivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la SE a través de Servicio de Atención al Ciudadano.

74. Efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

75. Reportar novedades encontradas en los EE como resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaria.

76. Recopilar, validar y entregar la información solicitada por la SE, en los formatos establecidos y dentro de los plazos estipulados.

77. Analizar conjuntamente con el profesional universitario de servicios informáticos la información entregada como resultado de la solicitud.

78. Divulgar el plan de comunicaciones.

79. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.

80. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.

81. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

82. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

83. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

84. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de
capacitación.

85. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivo docente y administrativo.

86. Entregar el reporte de evaluación de desempeño de los docentes y directivos docentes.

87. Solicitar información de las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

88. Remitir los documentos que deben ser archivados en la hoja de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

89. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.

90. Participar en la elaboración de términos de referencia o pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y elaboración y/o ajustes del contrato.

91. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades ó se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.

92. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación generada durante la interventoría.

93. Realizar evaluación de los proveedores.

94. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.

95. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.

96. Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.

97. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.

98. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera como en segunda instancia.

99. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

100. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial, asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

101. Facilitar documentos relacionados con la acción Judicial.

102. Solicitar revisión de actos administrativos, ajustarlos si se requiere y archivar copia de actos administrativos.

103. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento​

Área de Cobertura

Misión:
Garantizar la permanencia y la ampliación de la cobertura del servicio educativo manejada desde una visión administrativa, sin perder su aspecto social, identificando las necesidades de cobertura de la educación en el Municipio de Jamundí, las prioridades de atención para coordinar la formulación y la ejecución de los proyectos y las estrategias más adecuadas para satisfacer dichas necesidades propendiendo por la obtención de los recursos económicos para el sostenimiento y mejoramiento del servicio.

Funciones:

1. Verificar y aprobar que esté bien definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo.

2. Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan.

3. Identificar las necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.

4. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.

5. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su ejecución.

6. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica.

7. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica.

8. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica.

9. Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente.

10. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.

11. Elaborar el informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría.

12. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse.

13. Medir los indicadores evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

14. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos.

15. Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto.

16. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito.

17. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

18. Ejecución de las actividades del proyecto.

19. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

20. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

21. Ejecución de las actividades del proyecto.

22. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

23. Definir los lineamientos, directrices, criterios y procedimientos del Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en su jurisdicción, con base en las disposiciones legales estipuladas a nivel Nacional, Municipal y Departamental.

24. Preparar jornadas de despliegue de los lineamientos a través de talleres de capacitación dirigidos a los directivos docentes, en coordinación con el grupo
de recursos humanos de la Secretaría de Educación.

25. Preparar la auditoría externa y verificar en campo la veracidad y calidad de la información registrada en los reportes de proyección de cupos.

26. Analizar la viabilidad de los requerimientos de cada Establecimiento para ampliar su oferta educativa, concertar Acuerdos de Ampliación entre los Establecimientos Educativos y apoyar la priorización de asignación de recursos para aprobarla.

27. Gestionar, coordinar y supervisar las transferencias por convenios de continuidad o a contratos de prestación de servicios de educación.

28. Definir conjuntamente con la unidad desconcentrada y los Establecimientos Educativos las estrategias de acceso y permanencia a implementar en la jurisdicción.

29. Acompañamiento continúo a los Establecimientos Educativos para la ejecución del proceso.

30. Impartir la capacitación para el diligenciamiento de los formatos y apoyarlos en la elaboración de los mismos.

31. Asesorar a los Establecimientos Educativos y Unidades desconcentradas en la definición de las estrategias que se utilizarán para garantizar la continuidad de los alumnos.

32. Consolidar los reportes de proyección de cupos de los Establecimientos Educativos de su jurisdicción para su análisis, verificación y posterior reporte al MEN.

33. Recibir información para conocer y actualizar la realidad del sector y establecer estrategias macro.

34. Preparar, organizar y apoyar la ejecución del proceso.

35. Distribuir los formatos de pre matrícula a los Establecimientos Educativos que lo requieran.

36. Definir en coordinación con las Unidades desconcentradas, la digitación y cargue de la información resultante de las actividades del subproceso.

37. Liderar y coordinar el proceso para toda la jurisdicción de la Secretaría.

38. Determinar criterios de asignación de cupos y asignar cupos de traslado.

39. Gestionar la comunicación con las Entidades de Bienestar Social o Familiar para facilitar el acceso de los niños al Sistema Educativo Oficial.

40. Garantizar la disponibilidad de cupos para los niños provenientes de las entidades de Bienestar Social o Familiar.

41. Realizar acuerdos con Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción.

42. Solicitar Registro de los niños al Bienestar Social o Familiar de la jurisdicción que requieren cupo para acceso en el Establecimiento Educativo.

43. Enviar a cada Establecimiento Educativo los formatos de los alumnos que debe atender.

44. Informar al acudiente o responsable, sobre el EE donde será atendido el niño y el resultado de la asignación de cupos.

45. Coordinar con la Unidad desconcentrada y los EE la distribución de los formatos de inscripción de alumnos nuevos. Cuando se trate de una operación centralizada, la SE gestionará la inscripción de alumnos nuevos. Cuando aplique, asignar cupos manual o automáticamente según criterios previamente determinados.

46. Participar de la definición de los centros de distribución y acopio de los formatos de inscripción de alumnos nuevos.

47. Orientar al padre de familia para la ubicación de cupo disponible en Establecimientos Educativos de la Zona.

48. Asegurar el cumplimiento de los ciclos de auditoría tanto en los Establecimientos Educativos como en la Secretaría de Educación, en lo referente a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.

49. Revisar Informes de auditoría y actualizar información de matrícula. Identificar casos críticos y reportarlos a Asuntos Disciplinarios.

50. Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa
la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

51. Realizar el tratamiento requerido al PNC (acciones correctivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la SE a través de Servicio de Atención al Ciudadano.

52. Efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

53. Reportar novedades encontradas en los EE como resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.

54. Recopilar, validar y entregar la información solicitada por la SE, en los formatos establecidos y dentro de los plazos estipulados.

55. Analizar conjuntamente con el profesional universitario de servicios informáticos, la información entregada como resultado de la solicitud.

56. Divulgar el plan de comunicaciones.

57. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.

58. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer. .

59. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

60. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

61. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

62. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de
capacitación.

63. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivo docente y administrativo.

64. Solicitar información de las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

65. Remitir los documentos que deben ser archivados en la hoja de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

66. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.

67. Participar en la elaboración de términos de referencia ó pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y elaboración y/o ajustes del contrato.

68. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades ó se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.

69. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación generada durante la interventoría.

70. Realizar evaluación de los proveedores.

71. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.

72. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.

73. Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.

74. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.

75. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera como en segunda instancia.

76. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

77. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente
territorial, asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer
seguimiento a cumplimiento del acuerdo de conciliación.

78. Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.

79. Solicitar revisión de actos administrativos, ajustarlos si se requiere y archivar copia de actos administrativos.

80. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.
​

Área deInspección y Vigilancia

Misión

La Inspección y Vigilancia de la educación, como función de Estado, se ejerce para verificar que la prestación del servicio educativo se cumpla dentro del ordenamiento constitucional, legal y reglamentario, con el fin de velar por su calidad, por la observancia de sus fines, el desarrollo adecuado de los procesos pedagógicos y asegurar a los educandos las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo.

Funciones

1. Verificar y aprobar que esté bien definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo.

2. Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan.

3. Identificar las necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.

4. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.

5. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su ejecución.

6. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria.

7. Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica.

8. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica.

9. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica.

10. Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente.

11. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.

12. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría.

13. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse.

14. Medir los indicadores, evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

15. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos.

16. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

17. Ejecución de las actividades del proyecto.

18. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

19. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

20. Ejecución de las actividades del proyecto.

21. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

22. Realizar la evaluación pertinente para la verificación de la correcta ubicación del Establecimiento Educativo en el régimen correcto, con el fin de generar el acto administrativo de clasificación respectivo.

23. Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

24. Realizar el tratamiento requerido al PNC (acciones correctivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la SE a través Servicio de Atención al Ciudadano.

25. Efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

26. Revisar normatividad vigente para el control de los EE.

27. Elaborar y revisar el reglamento territorial y plan operativo anual de inspección y vigilancia.

28. Enviar plan de acción para ajustes con base en el plan operativo anual de inspección y vigilancia; esto para asegurar su complementariedad y coherencia.

29. Proyectar acto administrativo donde se apruebe el reglamento territorial y el plan anual Directivo anual de inspección y vigilancia.

30. Comunicar a las partes interesadas de la visita, las disposiciones basadas en el reglamento territorial y plan operativo anual.

31. Organizar logística para realización de las visitas.

32. Registrar producto no conforme del reglamento territorial y del plan operativo anual de inspección y vigilancia.

33. Realizar las visitas con fines de evaluación a los EE Recibir y revisar los informes de la evaluación remitidos por las Unidades desconcentradas.

34. Hacer seguimiento al plan operativo anual de inspección y vigilancia según la dinámica de la realización de las visitas.

35. Reportar novedades encontradas en los EE como resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.

36. Revisar la documentación requerida para la aprobación de licencia o reconocimiento oficial

37. Elaborar y revisar Plan de visitas.

38. Ejecutar las visitas de verificación de requerimientos.

39. Proyectar actos administrativos que concedan las licencias o reconocimientos y que encarguen las comisiones de visitas.

40. Registrar producto no conforme del plan de visita.

41. Revisar y analizar la documentación requerida para las diferentes novedades.

42. Ejecutar las visitas de verificación de requerimientos para trámite de novedades.

43. Elaborar concepto técnico de las diferentes novedades.

44. Proyectar actos administrativos para dar respuesta a la novedad.

45. Registrar producto no conforme de las diferentes novedades.

46. Actualizar DUE o sistema que haga sus veces, con las novedades causadas.

47. Recopilar, validar y entregar la información solicitada por la SE, en los formatos establecidos y dentro de los plazos estipulados.

48. Analizar conjuntamente con el profesional universitario de servicios informáticos la información entregada como resultado de la solicitud.

49. Divulgar el plan de comunicaciones.

50. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.

51. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.

52. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

53. Generar solicitud de asignación de funciones al personal administrativo para la ejecución de las visitas de control a los establecimientos educativos.

54. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

55. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

56. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la Información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de capacitación.

57. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivos docentes y administrativos.

58. Solicitar información de las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

59. Remitir los documentos que deben ser archivados en la hoja de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

60. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.

61. Participar en la elaboración de términos de referencia ó pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y elaboración y/o ajustes del contrato.

62. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades ó se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.

63. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación generada durante la interventoría.

64. Realizar evaluación de los proveedores.

65. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.

66. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.

67. Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.

68. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera como en segunda instancia.

69. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

70. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial, asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

71. Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.

72. Solicitar revisión de actos administrativos, ajustados si se requiere y archivar copia de actos administrativos.

73. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.

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ÁreaJurídica

Misión:
Asesorar a la Secretaria de Educación en los asuntos legales que le competen, con relación al Trámite de tutelas, Acciones populares y demandas, soporte legal en las áreas de la Secretaría de Educación para la atención a peticiones, conciliaciones y contratación, además de brindar criterios jurídicos oportunos y contratables.

Funciones:

.Verificar y aprobar que esté bien definida la estructura del plan indicativo y que haya consistencia con el plan de desarrollo educativo.

2. Analizar la información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan.

3. Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.

4. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.

5. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su ejecución.

6. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar 18 contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica.

7. Verificar y coordinar si se requiere aspectos logísticos para realizar la asistencia técnica.

8. Elaborar el Plan de asistencia técnica del área

9. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica.

10. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.

11. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse.

12. Medir los indicadores, evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

13. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos.

14. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

15. Ejecución de las actividades del proyecto.

16. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

17. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

18. Ejecución de las actividades del proyecto.

19. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

20. Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y tramites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

21. Realizar el tratamiento requerido al PNC (acciones correctivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la SE a través de Servicio de Atención al Ciudadano.

22. Efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

23. Reportar novedades encontradas en los EE como resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.

24. Recopilar validar y entregar la información solicitada por la SE, en los en los formatos establecidos y dentro de los plazos estipulados.

25. Analizar conjuntamente con el profesional universitario de servicios informáticos, la información entregada como resultado de la solicitud.

26. Divulgar el plan de comunicaciones.

27. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.

28. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.

29. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

30. Revisar los actos administrativos de novedades de planta de personal.

31. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

32. Atender las peticiones y recursos presentados por el personal sobre evaluación del desempeño.

33. Revisar los actos administrativos de insubsistencia de nombramiento.

34. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

35. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de capacitación.

36. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal administrativo.

37. Solicitar información de las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

38. Remitir los documentos que deben ser archivados en la hoja de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

39. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.

40. Participar en la elaboración de términos de referencia ó pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y elaboración y/o ajustes del contrato.

41. Elaborar minuta del contrato, convenio u orden de compra.

42. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades o se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.

43. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación generada durante la interventoría.

44. Revisar acta de liquidación generada por la interventoría y apoyar la incorporación de ajustes.

45. Realizar evaluación de los proveedores.

46. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.

47. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.

48. Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.

49. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.

50. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera como en segunda instancia.

51. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

52. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial, asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

53. Dar cumplimiento a los acuerdos consignados en el acta de conciliación y verificar los acuerdos de conciliación existentes.

54. Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.

55. Emitir concepto u orientación jurídica cuando se requiera.

56. Recibir la notificación, estudiar, analizar, proyectar y revisar contestación de acción judicial.

57. Identificar la necesidad de interponer una acción judicial e iniciar el trámite respectivo.

58. Atender el proceso e interponer recurso de apelación cuando se requiera acatar el fallo.

59. Solicitar revisión de actos administrativos, ajustarlos si se requiere y archivar a copia de actos administrativos.

60. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.

61. Revisar actos administrativos aportando el componente legal y enviar a firma y numeración o numerar según sea el caso.

62. Recibir, analizar y proyectar conceptos jurídicos cuando estos son requeridos. Cuando no son necesarios, generar la respectiva aclaración al solicitante.
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​Área de Planeación Educativa

Misión:
Planear estratégicamente la prestación del servicio de educación en el Municipio de Jamundí, con base en los procesos misionales de calidad y cobertura educativa y los macroprocesos de apoyo.

Funciones:

1. Identificar, recopilar, analizar y caracterizar la información necesaria para el análisis de la información estratégica del sector.

2. Identificar y calcular los indicadores estadísticos más representativos para cada eje de política y con base en estos datos identificar tendencias y definir proyecciones.

3. Generar el boletín estadístico de la Secretaría de Educación.

4. Verificar que los aspectos definidos en el plan de desarrollo educativo vigente estén alineados con los planes nacionales y/o sectoriales.

5. Identificar los elementos claves de interés para la Secretaría.

6. Analizar los resultados obtenidos utilizando técnicas de análisis de problemas como los de diagramas de causa-efecto, o el método Delphi.

7. Desarrollar la matriz de debilidades, oportunidades, fortalezas, y amenazas de acuerdo al análisis efectuado.

8. Generar el diagnostico estratégico del sector y el boletín estadístico de la Secretaría de Educación.

9. Definir el momento en que se va a realizar el análisis y/o definición de estrategias, si se va El realizar el plan de desarrollo educativo para la Secretaría de Educación o se va a realizar el o los ajustes generados periódicamente al plan de desarrollo.

10. Recopilar los documentos generados dentro del diagnóstico estratégico del sector.

11. Realizar los ajustes requeridos a el o los elementos del componente estratégico.

12. Definir, revisar o actualizar la información necesaria para definir el componente estratégico y lo programático del Plan de Desarrollo Educativo.

13. Convocar al Comité directivo y a la comunidad educativa para realizar el análisis de este marco estratégico y registrar los ajustes establecidos en la mesa de trabajo.

14. Recopilar y analizar la información financiera y el componente estratégico y/o programático del Plan de Desarrollo Educativo.

15. Junto con el Ente Territorial, definir la inversión necesaria para cubrir los programas y proyectos definidos en el componente estratégico y/o programático, analizar las fuentes de financiamiento y definir el presupuesto disponible para la SE.

16. Priorizar los programas y los proyectos, garantizando que éstos cuenten con los aspectos mínimos de la política nacional y verificar que la inversión para cubrir los programas y proyectos sea menor o igual al presupuesto definido.

17. Generar y verificar el Plan plurianual de inversiones de la SE.

18. Consolidar el documento definitivo del Plan de Desarrollo Educativo y verificar su nivel de formulación.

19. Obtener la consolidación definitiva del Plan de Desarrollo Educativo presentarlo al Comité directivo.

20. Realizar los trámites respectivos para presentar el Plan ante la Entidad Territorial competente para su aprobación.

21. Extraer del plan de desarrollo educativo los elementos para poder construir el plan indicativo. Diligenciar la matriz del plan indicativo y asignar ponderaciones a cada objetivo, programa y proyecto definido.

22. Generar el plan indicativo definitivo y comunicarlo a las personas interesadas, enviando copia al Ministerio de Educación Nacional.

23. Coordinar dirigir, apoyar y orientar, el proceso de elaboración de planes de acción.

24. Realizar seguimiento anual al plan de acción para verificar su cumplimiento y enviar Informe de gestión al Ente Territorial.

25. Recopilar y priorizar los programas, subprogramas, proyectos, metas e indicadores definidos en el Plan de Desarrollo Educativo.

26. Consolidar el Plan de Asistencia Técnica de la Secretaría.

27. Generar y divulgar la Agenda coordinada de asistencia técnica de la Secretaría previa aprobación.

28. Generar y ajustar cuando se requiera, el informe de asistencia técnica consolidado.

29. Evaluar conjuntamente con las áreas de la SE, la ejecución de la asistencia técnica.

30. Medir los indicadores, evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

31. Analizar los resultados de las metas y logros de los programas y proyectos de la vigencia fiscal.

32. Solicitar las acciones y recursos necesarios para los programas y proyectos rezagados con las metas, para que puedan cumplirlas en su totalidad.

33. Convocar al Comité directivo, para revisar la consistencia y contenido de informes de seguimiento de programas y proyectos y el plan indicativo, si es necesario hacer ajustes a los mismos.

34. Consolidar los informes de Gestión del Tablero de Indicadores, seguimiento al plan indicativo y seguimiento a programas y proyectos.

35. Preparar el informe de gestión de la Secretaría de Educación, para que sea revisado, ajustado y aprobado por el Comité directivo.

36. Divulgar a través de los medios existentes, el Informe de Gestión aprobado por el Comité directivo.

37. Identificar los ajustes que sean necesarios al componente estratégico o programático del plan de desarrollo.

38. Ingresar la información de cada iniciativa presentada por la Comunidad Educativa o las áreas de la Secretaría de Educación en el módulo - identificación de la metodología general ajustada MGA.

39. Asegurar el correcto diligenciamiento de los documentos del módulo de identificación, de la metodología general ajustada MGA, correspondientes a cada iniciativa.

40. Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto.

41. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito.

42. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

43. Recopilar la información de los proyectos formulados y registrados en el Banco Regional de Proyectos, los cuales están por ejecutar.

44. Comunicar la secuencia de iniciación de los proyectos, a cada uno de los gerentes asignados a los mismos.

45. Asegurar que el alcance, el cronograma, el equipo de trabajo y las premisas establecidas para cada proyecto, se mantengan de lo contrario determinar la necesidad de ajustes al mismo.

46. En caso de evidenciarse la falta de información del programa o proyecto a los miembros del equipo, deberá gestionar y asegurar la entrega de la misma.

47. Verificar las solicitudes de cambio recibidas y luego gestionar la consulta al Comité directivo, de las solicitudes de cambio a los proyectos, recibidas.

48. En caso, que el cambio, haya obligado a modificar la formulación del proyecto, asegurar que todos los ajustes se hayan realizado.

49. Distribuir la documentación con la nueva formulación a cada uno de los responsables de los proyectos, a los cuales se aprobó los cambios solicitados.

50. Administrar el archivo del proyecto, analizar informes y resultados del mismo y verificar a su finalización.

51. Ejecución de las actividades del proyecto.

52. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

53. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

54. Recopilar la información de los proyectos formulados y registrados en el Banco Regional de Proyectos, los cuales están por ejecutar.

55. Comunicar la secuencia de iniciación de los proyectos a cada uno de los gerentes asignados a los mismos,

56. Asegurar que el alcance, el cronograma, el equipo de trabajo y las premisas establecidas para cada proyecto, se mantengan, de lo contrario determinar la necesidad de ajustes al mismo. En caso de evidenciarse la falta de información del programa o proyecto a los miembros del equipo, deberá gestionar y asegurar la entrega de la misma.

57. Verificar las solicitudes de cambio recibidas y luego gestionar la consulta al Comité directivo, de las solicitudes de cambio a los proyectos, recibidas. En caso, que el cambio, haya obligado a modificar la formulación del proyecto, asegurar que todos los ajustes se hayan realizado.

58. Distribuir la documentación con la nueva formulación, a cada uno de los responsables de los proyectos, a los cuales se aprobó los cambios solicitados.

59. Administrar el archivo del proyecto, analizar informes y resultados del mismo y verificar a su finalización.

60. Ejecutar las actividades del proyecto.

61. Actualizar la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

62. Archivar los registros de producto no conforme.

63. Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

64. Realizar el tratamiento requerido al PNC (acciones correctivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la SE a través de Servicio de Atención al Ciudadano.

65. Efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

66. Reportar novedades encontradas en los EE como resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.

67. Recopilar, validar y entregar la información solicitada por la SE, en los formatos establecidos y dentro de los plazos estipulados

68. Analizar conjuntamente con el profesional universitario de servicios informáticos, la información entregada como resultado de la solicitud.

69. Divulgar el plan de comunicaciones

70. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones e información de interés.

71. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.

72. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

73. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

74. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

75. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de capacitación.

76. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal administrativo

77. Solicitar información de las hojas de vida del personal administrativo. docente y directivo docente.

78. Remitir los documentos que deben ser archivados en la hoja de vida del personal administrativo, docente y directivo docente.

79. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.

80. Participar en la elaboración de términos de referencia o pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y/o elaboración y/o ajustes del contrato.

81. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades ó se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.

82. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación generada durante la interventoría.

83. Realizar evaluación de los proveedores.

84. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.

85. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.

86. Entregar Información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.

87. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.

88. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera como en segunda instancia.

89. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

90. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial, asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

91. Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.

92. Solicitar revisión de actos administrativos ajustarlos si se requiere y archivar copia de actos administrativos.

93. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.

Área Administrativa y Financiera

Misión:

Dirigir, administrar y controlar la gestión administrativa, financiera, contable y presupuestal para lograr que los recursos de corto, mediano y largo plazo, permitan a la Secretaría, alcanzar los objetivos de continuidad y crecimiento de acuerdo con los planes aprobados. Manejar de manera eficiente la planta de personal docente y administrativa de las instituciones y centros educativos adscritos a la Secretaría ele Educación Municipal.

Funciones:

1. Verificar y aprobar que esté bien definida la estructura del plan indicativo y haya consistencia con el plan de desarrollo educativo.

2. Analizar la Información necesaria para la elaboración del proyecto de plan de acción de la secretaría y verificar los componentes del plan.

3. Identificar necesidades (oferta) y analizar solicitudes (demanda) de asistencia técnica para elaborar el plan de asistencia técnica.

4. Elaborar y aprobar el Plan de asistencia técnica del área y enviarlo al área de planeación.

5. Recibir la agenda coordinada de asistencia técnica y preparar su ejecución.

6. Verificar si se requiere contratar actividades o eventos, y tramitar la contratación necesaria; Verificar y tramitar si se requiere viáticos, para realizar la asistencia técnica.

7. Verificar y coordinar si se requiere aspectos, logísticos para realizar la asistencia técnica.

8. Ejecutar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica.

9. Prestar o coordinar la asistencia técnica de acuerdo con la agenda coordinada de asistencia técnica y verificar el cumplimiento de la asistencia técnica prestada por la Secretaría con las necesidades del cliente.

10. Evaluar el informe de asistencia técnica consolidado.

11. Elaborar el Informe de asistencia técnica y recibir del solicitante de la asistencia técnica la evaluación sobre la calidad del servicio prestado por la Secretaría.

12. Efectuar las modificaciones necesarias al informe de asistencia técnica consolidado, en caso de requerirse.

13. Medir los indicativos a evaluar su comportamiento y suministrar la información requerida.

14. Recibir los ajustes, que surgen del análisis de los informes de seguimiento a programas y proyectos.

15. Preparar la información correspondiente a la ficha EBI y generar la planeación del proyecto incluyendo la definición de actividades. el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto.

16. Llevar a cabo el registro del proyecto, en el Banco Regional de Proyectos y si este presenta problemas, verificar las razones por las cuales no fue inscrito.

17. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de inicio.

18. Ejecución de las actividades del proyecto.

19. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

20. Validar formulación e integrantes del proyecto y generar acta de Inicio.

21. Ejecución de las actividades del proyecto.

22. Actualización de la información de ejecución del proyecto en el módulo de programación de la metodología MGA.

23. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la organización y gestión de cobertura del servicio educativo.

24. Acompañamiento continúo a los Establecimientos Educativos para el cálculo la oferta educativa y la identificación de estrategias y recursos necesarios para garantizar la continuidad.

25. Consolidar la información de los Establecimientos Educativos y realizar la validación de la información de matrícula del año lectivo vigente reportada en los anexos de la Resolución 166 por los Establecimientos Educativos.

26. Recolectar, verificar la consistencia y analizar los reportes de proyección de cupos diligenciados y entregados por los Establecimientos Educativos.

27. Identificar los cupos disponibles en los Establecimientos Educativos de su zona.

28. Consolidar solicitudes de Traslado y enviar información sobre resultado de traslados o transferencias.

29. Recibir y enviar respuesta de la solicitud de cupo.

30. Asignar cupos manual o automáticamente según criterios previamente determinados.

31. Distribuir los formatos de pre matrícula a los Establecimientos Educativos que lo requieran.

32. Definir en coordinación con las unidades desconcentradas la digitación y cargue de la información resultante de las actividades del subproceso.

33. Orientar al padre de familia para la ubicación de cupo disponible en los Establecimientos Educativos de la Zona.

34. Recibir reportes de reserva de cupos de alumnos antiguos.

35. Realizar Auditoria externa a los procesos de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en los Establecimientos Educativos y concertar Plan de Mejoramiento.

36. Brindar asistencia técnico-pedagógica a los EE para la implementación de los estándares de competencias básicas.

37. Garantizar el Directivo de las pruebas SABER participando en la ejecución de la logística de acuerdo con lo que se establezca con el lCFES.

38. Enviar y recibir la correspondencia interna y externa, conforme a lo dispuesto en el Proceso. Gestionar solicitudes y correspondencia.

39. Realizar jornadas de sensibilización para promover la cultura de la evaluación, como una herramienta de mejoramiento.

40. Hacer seguimiento a los planes de acción de los EE para mejorar el desempeño de sus Docentes y Directivos Docentes.

41. Recolectar la información de las autoevaluaciones diligenciadas por los EE a su cargo, y realizar un consolidado.

42. Llevar a cabo seguimiento al proceso de Auto-evaluación institucional.

43. Realizar la contratación del equipo para la verificación de la información reportada por el establecimiento educativo.

44. Liderar la asesoría, asistencia técnico-pedagógica, acompañamiento a los EE en la formulación o modificación del PEI acorde con su realidad.

45. Dar soporte en la formulación ó modificación del PEI y analizar la gestión de los EE una vez se ha implementado el PEI.

46. Enviar y recibir la correspondencia interna y externa, conforme a lo dispuesto en el proceso. Gestionar solicitudes y correspondencia.

47. Ejecutar la asesoría, asistencia técnico-pedagógica, y acompañamiento a los EE en la formulación del PMI acorde con su realidad.

48. Realizar y remitir resultados consolidados e informes de eficacia de la estrategia de acompañamiento utilizada por la SE.

49. Garantizar por medio de asesorías y acompañamiento, que el EE involucre estrategias pedagógicas transversales en su currículo, plan de estudios y en general en su PEI.

50. Asesorar y acompañar a los EE, en la articulación de los niveles.

51. Formular convenios que pueden requerir de un plan o programa especial.

52. Garantizar por medio de asesorías y acompañamiento, que los EE hagan buen uso de los medios educativos asignados.

53. Desarrollar convenios que permitan suplir las necesidades de los EE.

54. Enviar convocatorias de experiencias significativas a los EE.

55. Atender y dar respuesta a los requerimientos de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites de los usuarios o entes con los cuales interactúa la SE y archivar las respuestas suministradas en archivo de gestión.

56. Recibir, revisar, registrar y ciar solución o hacer seguimiento a las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y trámites.

57. Archivar la información soporte remitida al área.

58. Realizar el tratamiento requerido (tratamiento al PNC, acciones correctivas o acciones preventivas) a las quejas y reclamos que ingresan a la Secretaría en compañía de los profesionales universitarios de las áreas responsables.

59. Recibir la correspondencia, distribuir a las áreas de gestión, recibir las respuestas a la correspondencia generadas por las áreas de gestión, enviar las respuestas de la correspondencia a los usuarios usando el medio más apropiado, consolidar la información recopilada.

60. Analizar el informe de Reporte de Atención al Ciudadano y preparar reunión mensual de seguimiento con las dependencias de la Secretaria.

61. Para asuntos específicos del área administrativa y financiera, efectuar el trámite requerido con la correspondencia recibida, elaborar respuesta y enviar al remitente a través de Servicio de Atención al Ciudadano, archivando la correspondencia recibida en el archivo de gestión.

62. Revisar la documentación requerida para hacer la evaluación de los EE.

63. Radicar la documentación de los EE en la Secretaría de Educación.

64. En caso de ser encargados, ejecutar las visitas de evaluación.

65. Enviar comunicación a los EE y a las partes interesadas.

66. Reportar novedades encontradas en los EE corno resultado del desarrollo de los diferentes procesos de la Secretaría.

67. Entregar información a los interesados en la legalización de EE.

68. Revisar la documentación requerida para otorgar licencias de funcionamiento o reconocimiento oficial.

69. Radicar la documentación de los EE, en la Secretaria de Educación.

70. En caso de ser encargados, ejecutar las visitas de verificación de requerimientos.

71. Cuando aplique, levantar el inventario y notificar el cierre del EE, el las partes interesadas para que procedan a recoger los bienes

72. Cuando aplique, tomar acciones pertinentes, relacionadas con la reubicación del personal.

73. Enviar comunicación a los EE y a las partes interesadas sobre el trámite de las novedades.

74. Recibir las novedades de los EE y los documentos que las soportan.

75. Revisar la documentación entregada por el interesado para el trámite de las diferentes novedades.

76. Recibir, planear y distribuir los requerimientos de información.

77. Elaborar acto administrativo fijando plazos para entrega de información y sanciones.

78. Recopilar la información solicitada. Recibir la información requerida a los EE, áreas de SE y entidades fuentes de información.

79. Validar los datos para verificar que la información recibida sea clara, completa, consistente, real, oportuna y segura.

80. Consolidar información, generar, analizar y enviar reportes para las diferentes entidades que han requerido información, dentro de los plazos establecidos para su entrega.

81. Divulgar el plan de comunicaciones.

82. Preparar información a ser publicada de acuerdo al plan de comunicaciones o información de interés.

83. Divulgar al interior de las áreas la información interna que requiere darse a conocer.

84. Realizar el informe de medición del impacto de acuerdo a la evaluación.

85. Presentar la planta de personal docente y administrativo al comité directivo de la SE, para su aprobación.

86. Aprobar los reportes de planta de personal docente y administrativo aprobada y lo desglosa por cada Establecimiento Educativo y nivel central de la SE.

87. Realizar los estudios técnicos para la definición de planta de personal docente y administrativo de la SE.

88. Aprobar los reportes de planta de personal docente y administrativo desglosarlos por Establecimiento Educativo y nivel central de la SE.

89. Realizar el control de planta de personal docente y administrativo.

90. Realizar la selección de personal para el cubrimiento de vacantes.

91. Revisar y aprobar con su visto bueno los reportes de planta de personal.

92. Generar los listados de personal disponible para traslados.

93. Entregar los actos administrativos de insubsistencia de nombramiento.

94. Dar trámite a las novedades administrativas de personal docente administrativo.

95. Determinar el cubrimiento de vacantes.

96. Ingresar las novedades de planta de personal al sistema de información de recursos humanos y nómina.

97. Generar los listados de personal para encargos.

98. Realizar la posesión del personal nombrado para dar inicio al desempeño de sus labores en el área.

99. Realizar concurso docente.

100. Emitir lista de cargos a proveer, establecer términos de convocatoria a concurso, coordinar inscripciones a pruebas y a concurso, tramitar publicación de elegibles y admitidos a entrevista y responder reclamaciones.

101. Entregar la información sobre la planta de personal para generar el informe de cargos vacantes a ser provistos mediante concurso.

102. Emitir la lista de cargos a proveer, para la realización del concurso docente.

103. Proveer de la información necesaria de cargos vacantes de la planta administrativa para dar inicio a los concursos administrativos.

104. Verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos para la inscripción, suscribir listados de aspirantes inscritos, publicación y resultados de las pruebas, listado de aspirantes a entrevista, publicación de resultados de entrevistas, publicación de la calificación de antecedentes, publicación de listado de elegibles.

105. Proveer de la información necesaria de cargos vacantes de la planta administrativa para dar inicio a los concursos administrativos.

106. Realizar los trámites correspondientes a la selección de personal.

107. Generar el listado de vacantes a cubrir.

108. Llevar a cabo los nombramientos del personal seleccionado.

109. Llevar a cabo las novedades de personal para los encargos y traslados de personal.

110. Generar las listas de elegibles de personal por concursos docentes y administrativos, además de las listas de elegibles de selección de personal.

111. Desarrollar todo el proceso de nombramiento de personal.

112. Realizar la inducción del personal a la entidad y su nuevo cargo.

113. Generar el reporte de evaluación del desempeño del personal en periodo de prueba.

114. Llevar a cabo los trámites de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente o carrera administrativa.

115. Ingresar las novedades de nombramiento, en el sistema de información de recursos humanos y nómina.

116. Entregar los listados de personal nombrado.

117. Realizar la Inducción de personal.

118. Elaborar certificados de inducción y oficios de no asistencia

119. Realizar el nombramiento definitivo de personal que supera la evaluación del desempeño del periodo de prueba.

120. Actualizar lineamientos de evaluación de desempeño emitidas por las entidades que la regulan. Generar y distribuir listados, formatos de evaluación e instructivo, programar las evaluaciones, consolidar la información, verificar novedades ele los funcionarios, elaborar informes y reportes, y difundir los resultados de la evaluación de desempeño.

121. Recibir el reporte de evaluación del desempeño para iniciar los trámites para inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa.

122. Ingresar las novedades de evaluación del desempeño de los funcionarios administrativos que gozan de prima técnica.

123. Generar y distribuir listados e informes, formatos de necesidades de capacitación e instructivos, actualizar base de datos, formular el plan de formación y capacitación, programar las actividades, consolidar la información, efectuar el diagnostico, gestionar requerimientos del plan, citar a eventos, administrar los registros de asistencia y participación, generar estadísticas de capacitación y bienestar.

124. Realizar oportunamente la evaluación de desempeño del personal administrativo asignado al área.

125. Asistir a los eventos de capacitación y bienestar programados. Suministrar la información para las mediciones de clima organizacional y necesidades de capacitación.

126. Identificar las necesidades de bienestar y capacitación del personal docente, directivos docentes y administrativos.

127. Sustanciar solicitud.

128. Proyectar acto administrativo de aprobación o no de la solicitud.

129. Elaborar solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.

130. Ingresar los actos administrativos de inscripción; actualización y ascenso en el escalafón docente en la hoja de vida.

131. Ingresar los actos administrativos de inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente.

132. Entregar los actos administrativos de nombramiento de personal y la evaluación de desempeño.

133. Evaluar y remitir la información del funcionario para la inscripción, actualización y ascenso en la carrera administrativa.

134. Ingresar el registro de la inscripción, actualización y ascenso en carrera administrativa en el sistema de información de recursos humanos y nómina.

135. Atender las reclamaciones por los servicios médico asistenciales a los docentes.

136. Recibir y dar trámite a las solicitudes de las prestaciones sociales y dar una segunda firma a la resolución de reconocimiento.

137. Generar los certificados de historia laboral y salarial para el trámite de prestaciones sociales.

138. Recibir, clasificar, revisar e ingresar las novedades al sistema de información de recursos humanos y nómina. Remitir los actos administrativos al proceso H07. Administración de hojas de vida.

139. Tramitar las novedades de nómina del personal administrativo, docente y directivo docente.

140. Liquidar oportuna y correctamente la nómina del personal administrativo, docente y directivo docente y generar los reportes asociados.

141. Remitir los actos administrativos correspondientes a novedades de nómina para su respectivo archivo en la hoja de vida del personal.

142. Pre liquidar y corregir inconsistencias y errores presentes en la nómina, liquidar la nómina.

143. Imprimir y aprobar los reportes de nómina.

144. Gestionar el archivo de las hojas de vida del personal docente, directivo docente y administrativo.

145. Generar las certificaciones solicitadas por el personal administrativo, docente y directivo docente.

146. Recopilar las necesidades de compra para su correcto funcionamiento y enviarlas a la dependencia de Gestión Administrativa para su consolidación.

147. Elaboración, presentación del plan de compras y seguimiento a su ejecución.

148. Recibir y revisar requisiciones de compra con los respectivos análisis de conveniencia y oportunidad, asignar el interventor y realizar solicitud de CDP.

149. Revisar documentación del contrato, participar en la elaboración de términos de referencia ó pliego de condiciones, elaboración y revisión del cuadro comparativo de propuestas y elaboración y/o ajustes del contrato. Realizar invitaciones y audiencias públicas, recepción de propuestas y proyectar resolución de adjudicación.

150. Publicar los términos de referencia, pliegos de condiciones, invitación pública, aclaración de observaciones, oficio de audiencia de sorteo y resolución de adjudicación.

151. Elaborar términos de referencia para contratación directa, licitación ó concurso y convenios.

152. Elaborar y ajustar de acuerdo a observaciones, el contrato, convenio u orden de compra y enviarlo al Despacho ó ET según sea al caso.

153. Comunicar adjudicación del contrato, suscribir el contrato con el Proveedor, solicitar RP y distribuir la información del contrato.

154. Recibir información del contrato y realizar el seguimiento a las actividades establecidas en el mismo; determinar si se requieren ajustes a las actividades o se deben tomar correctivos jurídicos y solicitar compromisos de pago.

155. Elaborar y realizar ajustes del acta de liquidación, verificar si se requieren pagos finales, elaborar solicitudes de compromisos de pago y archivar la documentación de los documentos generados durante la interventoría.

156. Seleccionar proveedores a evaluar e informar al interventor para la aplicación de dicha evaluación. Retroalimentar al proveedor sobre los resultados y consolidar información de las evaluaciones.

157. Realizar evaluación de los proveedores.

158. Verificar información de compra, recibir bienes de acuerdo a especificaciones, tramitar devoluciones y actualizar el sistema con las entradas y salidas de almacén.

159. Enviar requisiciones de compra que se encuentran en inventario para su entrega; verificar y aprobar las remisiones o facturas, descargarlas del plan compras y elaborar solicitud de compromiso de pago.

160. Reportar al ET la creación, altas, bajas o traslado de activos fijos de la SE.

161. Realizar conteo físico de los activos de la SE y reportar las novedades al ET.

162. Recibir facturación y solicitar CDP, cuando la SE es ordenadora del gasto. Analizar los consumos de servicios públicos y solicitar justificaciones por aumentos, cuando se justifique. Elaborar y aplicar planes de acción cuando se requieran.

163. Suministrar información al ET y a las áreas de la SE que lo requieran, para la planeación del mantenimiento de infraestructura en los EE.

164. Priorizar necesidades de mantenimiento de infraestructura de los EE elaborar requisiciones para la ejecución de éstos y hacer seguimiento.

165. Establecer tipo de servicio general a solicitar, diligenciar y enviar solicitudes a la dependencia de gestión administrativa. Llevar control sobre las fotocopias por área, generar acciones correctivas cuando se requiera.

166. Aprobar solicitudes de servicios generales o informar al solicitante el resultado de éstas cuando la SE no cuente con el recurso disponible. Realizar seguimiento al correcto uso de éstos y generar acciones correctivas cuando se requiera.

167. Solicitar información de partida presupuestal y elaborar el proyecto de presupuesto.

168. Realizar publicación del decreto de liquidación del presupuesto, utilizando los medios disponibles en la SE.

169. Registrar el presupuesto en el sistema. Recibir y verificar solicitudes de CDP, RP y compromisos de pago para generarlos y registrarlos.

170. Suministrar información faltante relacionada con la documentación soporte del compromiso de pago.

171. Elaborar matriz de gastos e ingresos, analizar presupuesto aprobado contra el ejecutado, presentar informe de gestión presupuestal, constituir reservas presupuestales y de caja y realizar cierre de la vigencia.

172. Enviar informe de seguimiento presupuestal al despacho y verificar respuesta a solicitud de modificaciones.

173. Programar la ejecución de la inversión del PAC asignado a la SE por medio de proyectos y realizar seguimiento, informando los respectivos cambios.

174. Suministrar al ET la información requerida para la elaboración del PAC flujo de caja.

175. Evaluar y aprobar el anteproyecto del PAC.

176. Analizar flujo de caja proyectado, aprobarlo y enviarlo al ET.

177. Suministrar al ET, la documentación relacionada con los compromisos de pago.

178. Participar en la verificación de saldos de cuentas bancarias, análisis de cotizaciones del mercado, emisión de conceptos sobre cotizaciones recibidas y constitución de inversiones con entidades financieras.

179. Verificar portafolio de inversiones de la SE, analizar rentabilidad y conveniencia, generar oficios solicitando transferencia ó cheque para realizar inversión y aprobar venta o redención anticipada.

180. Suministrar soportes para parametrización y registros contables y generar archivo plano para ser registrado en el.ET y suministrar información de estos para los ajustes que se requieran.

181. Suministrar la información correspondiente de conciliaciones al ET.

182. Revisar y analizar estados financieros, reportes e indicadores (financieros del proceso).

183. Realizar asesorías ​a las lE sobre la presentación de información financiera, económica y social, realizar seguimiento a su entrega y revisar, consolidar y enviar al ET esta información.

184. Realizar el soporte requerido y solucionar de forma eficiente cada una de las solicitadas realizadas por las áreas de la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos.

185. Garantizar la ejecución y resultados del mantenimiento preventivo de la Plataforma tecnológica informática.

186. Entregar información solicitada por el órgano de control disciplinario externo que adelanta la investigación.

187. Cuando el proceso se lleva dentro del ente territorial, se recolectan pruebas para la investigación y cuando la falta es leve se hace un llamado de atención verbal.

188. Recibir la notificación del fallo emitido, tanto en primera corno en segunda instancia.

189. Ejecutar el acto administrativo.

190. Atender solicitudes de proyección de respuesta a peticiones, solicitar y enviar soportes necesarios a las diferentes áreas, proyectar la respuesta y cierre.

191. Proyectar el estudio jurídico, técnico y económico necesario para atender el proceso conciliatorio, participar en el comité de conciliación del ente territorial asistir a la audiencia de conciliación para presentar la posición de la SE respecto a las pretensiones expuestas por la contraparte y hacer seguimiento al cumplimiento del acuerdo de conciliación.

192. Facilitar documentos relacionados con la acción judicial.

193. Recibir solicitudes y enviar respuestas a solicitudes o comunicación, informando motivos de retraso cuando se presentan.

194. Solicitar revisión de actos administrativos, ajustarlos si se requiere y archivar copia de actos administrativos.

195. Solicitar concepto jurídico y suministrar información a jurídica cuando sea solicitada para dar respuesta al requerimiento.

196. Notificar acto administrativo cuando se requiera.

197. Recibir y enviar información relativa a conceptos u orientaciones de tipo jurídico.